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配信済み   2013-04-18 (木)

周囲に差をつけるコミュニケーションテクニックとは?

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対人コミュニケーション問題の改善をアドバイス No.6
<4月のテーマ>3013/04/18
周囲に差をつけるコミュニケーションテクニックとは?
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こんにちは。
対人コミュニケーション問題改善専門アドバイザー 聖子です。

 

先週の”職場編”に続き、今回は、

 

◆コミュニケーションの形 (仕事編) をお伝えします。

 

コミュニケーションの形 (仕事編)
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■1.メールと電話を上手く使い分けよう
■2.教えた側と教えてもらう側の気持ちって?
■3.仕事の受け方・断り方
■4.周りとは違う自分の”売り”をアピール

 

 

■1.メールと電話を上手く使い分けよう


最近は、仕事でメールを使ったやり取りが当たり前となりました。


メールは、同じ内容を複数の人に一斉に連絡する手段としては、とても
便利なツールです。


しかし、使い方や送り先を間違えると逆に信頼を失つてしまうかもしれな
い怖さもありますね。

 

基本的にメールは、活字のコミュニケーションとなるので感情表現が難し
い場合があります。


そんな時は、電話がとても有効です。


イレギュラーな事態が起こった時は、メールと電話を上手く使えば難を逃
れる事も出来ます。


その時のポイントは、

 

・事前に電話で詳細を伝えメールで簡潔に要件を伝える。
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送付するメールには、「先ほどお電話でお伝えした件のご連絡です」等と
一文入れた内容にすれば他の関係者は、「事前に調整してるんだな」と感
じ仕事上の信頼度もUPします。

 

イレギュラーな案件ほどメールと電話を使い分け、丁寧なコミュニケーショ
ンを意識する事がとても大切です。

 

<ポイント>


・忙しい時ほど、対応する優先順位を考えてメールや電話を活用する。
・メールで指摘を受けた箇所は、読み流さない。


・気分を害する記載があった時は、気持ちを落ち着かせてから返信または、
電話をする。

 

 

■2.教える側と教えてもらう側の違い


キャリアの違いは、年齢で決まるものではありません。


年下が年上に指導する事もよくある事です。


業務指導を受ける際、年上だから・・・・年下だからではなく、自分がど
ちらの立場にいるのかを理解するとよいですね。

 

<年下から説明を受ける場合>


自分が年上としての振る舞いを示す事で後輩指導者は、あなたの人柄に信頼
感を抱き、リラックスして説明出来るので言い洩らしが減り、後々プラスに
繋がります。(緊張状態では、考えが纏まらず結果的に伝え漏れが発生)

 

<年上から説明を受ける場合>


素直な気持ちで向き合えば、年上指導者は、更に丁寧に教えてくれるでしょう。


年上指導者は、業務経験や指導経験が豊富な為、教えてもらう側の姿勢次第で
説明方法を変えるノウハウを持っています。


マニュアル以上のプラスαを伝授して貰えたらラッキーですね。

 

 

■3.仕事の受け方・断り方


自分の好き嫌いで仕事をする事は、できませんね。


時には、気が重くなるような仕事もあるでしょう。


かといって、疑問を持たずに言われた事をなんでも受けてしまうのは、考え
ものです。


気が付くと全然関係ない部署の仕事を必死で対応していた!なんて事もある
かもしれません。仕事を受ける時、

 

依頼主は、誰か?
関係者は、誰か?
上司は、承知しているのか?

 

を気にかけると良いと思います。


仕事の出来る人や頼みやすい人には、色んな仕事か舞い込んできます。


担当業務を全力投球でこなすのは、良いですが便利屋さんにならないように
注意しましょう。


また、時には、仕事の依頼を断る場合もあるかもしれません。


やりたくないから断るというのは、論外ですが担当外だったり業務が立て混
んでいる時など断る時に大切な事は、その断り方です。

 

・今、忙しいので出来ません
・やった事がないからわかりません

これでは、相手は納得しません。


何がどのような状況で忙しいのかなど、丁寧に説明する事が必要です。

 

 

■4.周りとは違う自分の”売り”をアピールする


数人が同じ質の仕事をそれぞれ行う場合、仕事内容に大きな違いは、ありま
せんがこの様な時は、自分の”売り”をアピールするチャンスです。

 

「私には、取り柄などない」と思ってる方もいるでしょうがそんな事は、あ
りません。


折衝力、交渉力、ムードメーカー、聞き上手、計算が早い、字がきれいなど、
仕事に直結した事でなくても自分の得意とする事が見つかったら、それを自
分の売りとしてコミュニケーションに取り入れる事をおススメします。

 

もし、自分の売りがわからない方は、今回お伝えした■1~4を実践して頂
くとよいでしょう。新しい発見があるかもしれません。

 

コミュニケーション問題の中で仕事上のトラブルが原因となるケースは、少
なくありません。


だからこそ、コミュニケーションが上手くできた時の仕事は、ほぼ成功する
と言っても過言ではありません。

 

是非、活用してみて下さい!
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次回予告:
・思った事を伝えるには?
◆―――――――◆―――――――◆―――――――◆
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発行者
対人コミュニケーション問題改善専門 アドバイザー  聖子
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